1. مقدمة

1.1.الهدف

نحن في شركة أوراغون لإدارة المحافظ العقارية ومحافظ رؤوس أموال المشاريع الاستثمارية نقوم فيما يتعلق بالبيانات الشخصية لموظفينا و المرشحين للتوظيف لدينا ومتدربينا و المرشحين للتدريب لدينا وأصحاب الحصص لدينا /شركائنا والمفوضين  باسم الموردين الذين نتعامل معهم من الشخصيات الحقيقية / الاعتبارية و الموظفين لدى الموردين الذين نتعامل معهم و عملائنا و الموظفين لدى عملائنا و أعضاء مجالس المدراء / الإدارة و المفوضين باسم عملائنا أو موظفيهم من الشخصيات الحقيقية / الاعتبارية والمفوضين باسم شركائنا من الشخصيات الحقيقية / الاعتبارية وكذلك البيانات الشخصية لزوارنا، نقوم بإيلاء أهمية كبيرة لعمليات الاحتفاظ بالبيانات الشخصية للفئات المذكورة و إتلافها أو التخلص منها أو طمس هويتها خلال الفترة الزمنية المناسبة وفا  لما ينص عليه دستور الجمهورية التركية و قانون حماية البيانات الشخصية ذي الرقم 6698 و اللائحة التنفيذية ذات الرقم 30224 المتعلقة بمسح البيانات الشخصية وطمس هويتها("اللائحة") الداخلة حيز التنفيذ بتاريخ نشرها في الجريدة الرسمية في 28-10-2017، وسائر القوانين المتعلقة بالبيانات الشخصية.

لهذا السبب، نقوم بتحديد وتنفيذ المدة القصوى المطلوبة للغرض الذي من أجله يتم الاحتفاظ بجميع البيانات الشخصية التي تم الحصول عليها أثناء العمليات التجارية التي نقوم بها بصفتنا مراقب البيانات ووقت وإجراءات إتلافها وفقًا لسياسة الاحتفاظ بالبيانات الشخصية وإتلافها (” السياسة“).

بالإضافة إلى ذلك، أثناء تخزين البيانات الشخصية وإتلافها، نتخذ جميع أنواع التدابير التقنية والإدارية لمنع تخزين هذه البيانات وإتلافها بشكل غير قانوني. كما نولي نحن في شركة أوراغون لإدارة المحافظ أهمية لحماية خصوصية البيانات الشخصية ونراعي أمن البيانات على أعلى مستوى أثناء تخزين البيانات الشخصية وإتلافها.

تحتوي هذه السياسة على إيضاحات حول الأساليب التي نتبعها فيما يتعلق بتخزين وإتلاف البيانات الشخصية التي نحصل عليها أثناء أنشطتنا.

1.2. النطاق

تشمل هذه السياسة جميع البيانات الشخصية للأشخاص الحقيقيين التي تتم معالجتها من قِبل شركة أوراغون لإدارة المحافظ، بما في ذلك الموظفين، والمرشحين للموظفين، والمتدربين، والمرشحين للتدريب، والمساهمين/الشركاء، والموردين من الشخصيات الحقيقية /مسؤولي الموردين من الشخصيات الاعتبارية، وموظفي الموردين، والموردين المحتملين، والعملاء، والعملاء المحتملين، والمديرين/ أعضاء مجلس الإدارة، والعملاء من الشخصيات الحقيقية/مسؤولي أو موظفي العملاء من الشخصيات الاعتبارية، وشركاء الأعمال من الأشخاص الحقيقيين/مسؤولي شركاء الأعمال من الشخصيات الاعتبارية، والزوار.

تتعلق هذه السياسة بتخزين وإتلاف هذه البيانات الشخصية التي تعالجها شركة أوراغون للمحافظ في جميع أنواع الوسائط الإلكترونية والمطبوعة، وقد تم معالجتها وإعدادها من خلال مراعاة قانون حماية البيانات الشخصية والتشريعات الأخرى المتعلقة بالبيانات الشخصية واللوائح الدولية واللوائح التنفيذية والوثائق التوجيهية في هذا المجال.

1.3. تعاريف واختصارات

المفهوم	تعريفه
الوسط الالكتروني	الأوساط التي يمكن فيها إنشاء البيانات الشخصية وقراءتها وتغييرها وكتابتها باستخدام الأجهزة الإلكترونية.
الإتلاف	عملية حذف أو تدمير أو طمس أو إخفاء هوية البيانات الشخصية.
الشخص المعني	الشخص الذي تتم معالجة بياناتها الشخصية.
المستخدم المعني	الشخص الذي يعالج البيانات الشخصية داخل المؤسسة التابعة لمراقب البيانات أو بموجب الصلاحيات والتعليمات الواردة من مراقب البيانات، باستثناء الشخص أو الوحدة المسؤولة عن التخزين التقني للبيانات وحمايتها ونسخها الاحتياطي.
القانون	القانون رقم 6698 المتعلق بحماية البيانات الشخصية.
التعتيم	عمليات مثل الشطب والطلاء والتجليد لكامل البيانات الشخصية بطريقة لا ترتبط بأشخاص حقيقيين محددين أو يمكن التعرف عليهم.
البيانات الشخصية	أي معلومات تخص شخصًا محدد الهوية أو شخصًا طبيعيًا يمكن التعرف عليه.
المجلس	مجلس حماية البيانات الشخصية.
السياسة	السياسة التي يستند إليها مراقبو البيانات في عملية تحديد المدة الزمنية القصوى اللازمة للغرض الذي تتم من أجله معالجة البيانات الشخصية وعملية الحذف والإتلاف وإخفاء الهوية.
طمس هوية البيانات الشخصية	إخفاء هوية البيانات الشخصية مما يجعل من المستحيل ربط البيانات الشخصية بشخص محدد أو يمكن تحديد هويته، حتى لو تمت مطابقتها مع بيانات أخرى.
حذف البيانات الشخصية	جعل البيانات الشخصية التي تتم معالجتها كليًا أو جزئيًا غير قابلة للوصول إليها وغير قابلة للاستخدام من قبل المستخدمين المعنيين بأي شكل من الأشكال.
إتلاف البيانات الشخصية	جعل البيانات الشخصية غير قابلة للوصول إليها وغير قابلة للاسترداد وغير قابلة للاستخدام من قبل أي شخص بأي شكل من الأشكال.
الإتلاف الدوري	عملية الحذف أو الإتلاف أو التدمير أو إخفاء الهوية التي يتم تنفيذها بحكم المنصب على فترات متكررة محددة في سياسة تخزين البيانات الشخصية وإتلافها في حالة اختفاء جميع شروط معالجة البيانات الشخصية في مجلس البيانات الشخصية.
معالج البيانات الشخصية	الشخص الذي يقوم بمعالجة البيانات الشخصية نيابةً عن مراقب البيانات بناءً على التفويض الممنوح من مراقب البيانات.
مسؤول البيانات الشخصية	الشخص الحقيقي أو الاعتباري الذي يحدد أغراض ووسائل معالجة البيانات الشخصية ويكون مسؤولاً عن إنشاء وإدارة نظام تسجيل البيانات.

 

اللائحة

اللائحة التنفيذية المتعلقة بحذف البيانات الشخصية أو إتلافها أو إخفاء هويتها والتي دخلت حيز التنفيذ بعد نشرها في الجريدة الرسمية بتاريخ 28.10.2017 وتحمل رقم 30224.

2. أوساط التسجيل

نحن في شركة أوراغون لإدارة المحافظ نستخدم وسائط التسجيل التالية من أجل تخزين البيانات الشخصية التي نحصل عليها أثناء أداء أنشطتنا وفقًا للفترات القانونية.

الأوساط الالكترونية	الأوساط غير الالكترونية
●       مخدم البريد الالكتروني والملفات ●       الأجهزة المحمولة (مثل الهاتف والحاسب اللوحي) ●       أدوات التخزين المحمولة ●       الحواسيب المكتبية والمحمولة ●       قواعد البيانات ●       الأقراص الخارجية ●       الأوساط السحابية	●       المصنفات ●       الملفات

3. إيضاحات متعلقة بالاحتفاظ والإتلاف

تقوم شركة أوراغون بالاحتفاظ بالبيانات الشخصية لـ الموظفين، والمرشحين للموظفين، والمتدربين، والمرشحين للتدريب، والمساهمين/الشركاء، والموردين من الشخصيات الحقيقية /مسؤولي الموردين من الشخصيات الاعتبارية، وموظفي الموردين، والموردين المحتملين، والعملاء، والعملاء المحتملين، والمديرين/ أعضاء مجلس الإدارة، والعملاء من الشخصيات الحقيقية/مسؤولي أو موظفي العملاء من الشخصيات الاعتبارية، وشركاء الأعمال من الأشخاص الحقيقيين/مسؤولي شركاء الأعمال من الشخصيات الاعتبارية، والزوار، و إتلاف البيانات بما يوافق قانون حماية البيانات الشخصية.

وفي هذا السياق، نذكر أدناه التوضيحات التفصيلية المتعلقة بالتخزين والإتلاف بالترتيب.

3.1. إيضاحات متعلقة بالاحتفاظ

تتطلب العديد من اللوائح في التشريعات الاحتفاظ بالبيانات الشخصية لفترة زمنية معينة. لذلك، نقوم بتخزين البيانات الشخصية التي نقوم بمعالجتها للفترة المنصوص عليها في التشريعات ذات الصلة، أو نحتفظ بها للفترة المطلوبة للمعالجة في حال عدم وجود مدة زمنية منصوص عليها.

في الحالات التي نقوم فيها بمعالجة البيانات الشخصية لأكثر من غرض واحد، يتم حذف البيانات أو إتلافها أو إخفاء هويتها بحكم القانون في حالة انتهاء جميع أغراض معالجة البيانات، أو إذا لم يكن هناك مانع لحذف البيانات في التشريع وإذا طلب صاحب البيانات ذلك.

3.1.1. الموجبات القانونية للاحتفاظ

في شركة أوراغون لإدارة المحافظ يتم الاحتفاظ بالبينات الشخصية التي سبقت معالجتها خلال ممارسة نشاطات الشركة، إلى المدة الزمنية المنصوص عليها في القوانين. وفي هذا الإطار يتم الالتزام بالمدة الزمنية المنصوص عليها في القوانين المذكورة أدناه إضافة إلى اللوائح والقوانين الثانوية

• قانون حماية البيانات الشخصية رقم 6698
• قانون الالتزامات التركي رقم 6098
• القانون التجاري التركي رقم 6102
• قانون العقوبات التركي رقم 5237
• قانون العمل رقم 4857
• قانون الإجراءات الضريبية رقم 213
• القانون رقم 5651 المتعلق بتنظيم النشر على الإنترنت ومكافحة الجرائم الإلكترونية
• قانون المطابع رقم 5681
• القانون رقم 5846 المتعلق بالمؤلفات الفكرية والفنية
• القانون رقم 6279 المتعلق بتجميع الأعمال الفكرية والفنية المستنسخة.

3.2. الموجبات القانونية للإتلاف

يتم إتلاف البيانات الشخصية أو حذفها أو طمس هويتها من قبل شركة أوراغون لإدارة المحافظ بشكل مباشر أو بطلب من الشخص المعني في الحالات التالية:

• تعديل أو إلغاء الأحكام التشريعية ذات الصلة التي تشكل أساس المعالجة.
• زوال الغرض الذي يتطلب المعالجة أو التخزين.
• في الحالات التي تتم فيها معالجة البيانات الشخصية فقط على أساس الموافقة الصريحة، يجوز لصاحب البيانات سحب موافقته الصريحة.
• وفقًا للمادة 11 من قانون حماية البيانات الشخصية، تقبل أوراغون الطلب المقدم من صاحب البيانات لحذف البيانات الشخصية وإتلافها في إطار ممارسة حقوقه.
• في حال رفض أوراغون للطلب المقدم من قبل الشخص المعني لحذف أو إتلاف أو طمس هوية بياناته الشخصية إذا وجدت أوراغون الطلب المقدم غير مستوفي للشروط أو في حال التقدم بطلب حذف مخالف لما هو منصوص عليه في قانون حماية البيانات الشخصية، أو في حال تقدمت أوراغون بشكوى متعلقة بالطلب إلى المجلس وتمت الموافقة على اعتراضها.
• انقضاء الفترة الزمنية القصوى المطلوبة للاحتفاظ بالبيانات الشخصية وعدم وجود أسباب تبرر الاحتفاظ بالبيانات الشخصية لفترة زمنية أطول.

4. التدابير الإدارية والتقنية

يتم اتخاذ التدابير التقنية والإدارية من قبل شركة أوراغون لإدارة المحافظ في إطار التدابير المناسبة التي يحددها ويعلن عنها مجلس إدارتها، فيما يتعلق بالبيانات الشخصية ذات الطابع الخاص وفقًا للمادة 12 والفقرة 4 من المادة 6 من قانون حماية البيانات الشخصية من أجل تخزين البيانات الشخصية بشكل آمن، ومنع المعالجة غير القانونية والوصول إليها وتدمير البيانات الشخصية وفقًا للقانون.

فيما يلي بيان بالتدابير التي اتخذتها شركة أوراغون لإدارة المحافظ فيما يتعلق بالبيانات الشخصية التي تعالجها;

• يتم توفير أمن الشبكة وأمن التطبيقات.
• يتم استخدام شبكة نظام مغلق لنقل البيانات الشخصية عبر الشبكة.
• يتم اتخاذ الإجراءات اللازمة لإدارة المفاتيح.
• يتم اتخاذ التدابير الأمنية اللازمة للحفاظ على أمن البيانات الشخصية في نطاق شراء أنظمة تكنولوجيا المعلومات وتطويرها وصيانتها.
• يتم ضمان أمن البيانات الشخصية المخزنة في الشبكة السحابية.
• توجد لوائح تأديبية تشمل أحكام أمن البيانات للموظفين.
• يتم تنظيم أنشطة تدريب وتوعية حول أمن البيانات للموظفين على فترات منتظمة
• يتم إعداد مصفوفة تفويض للموظفين.
• يتم الاحتفاظ بسجلات الوصول بانتظام.
• يتم إعداد سياسات الشركة بشأن الوصول وأمن المعلومات واستخدامها وتخزينها والتخلص منها والبدء في تنفيذها.
• يتم تقديم تعهدات السرية.
• يتم إلغاء تفويضات الموظفين الذين يغيرون مهامهم أو يتركون وظائفهم.
• يتم استخدام أنظمة حديثة لمكافحة الفيروسات.
• يتم استخدام جدران الحماية.
• تحتوي العقود الموقعة على أحكام أمن البيانات.
• يتم تحديد سياسات وإجراءات أمن البيانات الشخصية.
• يتم الإبلاغ عن مشكلات أمن البيانات الشخصية بصورة سريعة.
• تتم مراقبة أمن البيانات الشخصية.
• يتم اتخاذ التدابير الأمنية اللازمة للدخول إلى البيئات المادية التي تحتوي على بيانات شخصية والخروج منها.
• يتم تأمين البيئات المادية التي تحتوي على بيانات شخصية ضد المخاطر الخارجية (الحرائق والفيضانات وغيرها).
• يتم ضمان أمن البيئات التي تحتوي على بيانات شخصية.
• يتم تقليل البيانات الشخصية إلى أدنى حد ممكن.
• يتم إجراء نسخ احتياطي للبيانات الشخصية وضمان أمن البيانات الشخصية التي تم نسخها احتياطيًا.
• يتم تنفيذ نظام إدارة حساب المستخدم ونظام التحكم في التفويض ويتم مراقبتهما أيضًا.
• يتم إجراء عمليات تدقيق داخلية دورية و/أو عشوائية وتنفيذها.
• يتم الاحتفاظ بسجلات السجلات دون تدخل المستخدم.
• يتم تحديد المخاطر والتهديدات القائمة.
• يتم استخدام أنظمة كشف التسلل والوقاية منه.
• يتم تطبيق اختبار الاختراق.
• يتم اتخاذ تدابير الأمن السيبراني ومراقبة تنفيذها باستمرار.
• يخضع مقدمو خدمات معالجة البيانات للتدقيق الدوري على أمن البيانات.
• يتم ضمان توعية مقدمي خدمات معالجة البيانات.

5. تقنيات إتلاف البيانات الشخصية

في نهاية الفترة المنصوص عليها في القانون ذي الصلة أو في نهاية فترة الاحتفاظ المطلوبة للغرض الذي تتم معالجتها من أجله، يتم إتلاف البيانات الشخصية من قبل أوراغون بحكم عملها أو بناءً على طلب الشخص المعني، وفقًا لأحكام القانون ذي الصلة، باستخدام التقنيات التالية.

5.1. حذف البيانات الشخصية

نحن في شركة أوراغون نقوم بحذف البيانات الشخصية بشكل موافق للقانون باستخدام التقنيات التالية:

أوساط تسجيل البيانات	توضيح
البيانات الشخصية الموجودة في الأوساط المادية	يتم حذف البيانات الشخصية الموجودة في الوسط المادي باستخدام طريقة التعتيم أو عن طريق تخزين المستند في بيئة آمنة لا يمكن للمستخدمين المعنيين الوصول إليها بأي شكل من الأشكال.
البيانات الشخصية الموجودة في قواعد البيانات	يتم منع المستخدم المعني من الوصول إلى البيانات الشخصية في قاعدة البيانات من خلال تحديد الأدوار والصلاحيات.
البيانات الشخصية الموجودة في المخدمات المركزية	يتم إزالة صلاحيات الوصول للمستخدم المعني إلى المجلد الذي يحوي ملفات البيانات الشخصية.
البيانات الشخصية الموجودة في الأجهزة المحمولة (مثل USB, Hard disk, CD, DVD)	يتم منع المستخدم المعني من الوصول إلى الملف.

5.2. إتلاف البيانات الشخصية

إن التقنيات التي نستخدمها نحن شركة أوراغون في عمليات إتلاف البيانات الشخصية وفقاً للقانون هي على الشكل التالي:

أوساط تسجيل البيانات	توضيح
البيانات الشخصية الموجودة في الأوساط المادية	يتم إتلاف البيانات الشخصية في البيئة المادية عن طريق التمزيق أو التمزيق أو الحرق بآلة قص الورق.
البيانات الشخصية الموجودة على الأجهزة الطرفية (أجهزة الشبكة والوسائط القائمة على الفلاش والأنظمة الضوئية وغيرها) والأنظمة المحلية	يتم إتلاف الأجهزة التي تحتوي على بيانات شخصية عن طريق عمليات مادية مثل الحرق أو التقطيع إلى قطع صغيرة أو الإذابة. بالإضافة إلى ذلك، تصبح البيانات الشخصية الموجودة على الجهاز غير قابلة للقراءة عن طريق إزالة المغناطيسية وإجراء عملية الإتلاف. بالإضافة إلى ذلك، يتم تدمير البيانات القديمة عن طريق الإدخال العشوائي للبيانات الموجودة باستخدام برنامج خاص، وذلك عن طريق منع استعادة البيانات القديمة.
البيانات الشخصية في البيئات السحابية	يتم تشفير البيانات الشخصية في البيئات السحابية بأساليب التشفير أثناء تخزينها واستخدامها، ويتم تدمير البيانات الشخصية في هذه البيئات عن طريق تدمير كلمات المرور المستخدمة.

5.3. طمس هوية البيانات الشخصية

طمس هوية البيانات الشخصية يعني جعل البيانات الشخصية غير مرتبطة بشخص محدد أو يمكن تحديد هويته تحت أي ظرف من الظروف، حتى لو تمت مطابقة البيانات الشخصية مع بيانات أخرى.

ولكي يتم إخفاء هوية البيانات الشخصية؛ يجب جعل البيانات الشخصية غير مرتبطة بشخص طبيعي محدد الهوية أو يمكن تحديد هويته، حتى باستخدام التقنيات المناسبة لوسائط التسجيل ومجال النشاط ذي الصلة، مثل استعادة البيانات الشخصية من قبل مراقب البيانات أو أطراف ثالثة و/أو مطابقة البيانات مع بيانات أخرى.

6. الفترات الزمنية للاحتفاظ والإتلاف

تقوم وحدة تكنولوجيا المعلومات بحذف البيانات الشخصية التي انتهت مدة الاحتفاظ بها أو إتلافها أو طمس هويتها بحكم القانون. يتم تحديد فترات الاحتفاظ بالبيانات الشخصية في إطار الفترات المنصوص عليها في التشريعات ذات الصلة.

في هذا الإطار، إذا كان تخزين البيانات ذات الصلة من قبل شركة أوراغون لإدارة المحافظ يعتبر ضمن نطاق أسباب الامتثال للقانون المنصوص عليها في المادتين 5 و6 من قانون حماية البيانات الشخصية المتعلقة بالبيانات الشخصية والفئات الخاصة منها، يتم تحديد فترات الاحتفاظ بالبيانات الشخصية ذات الصلة بناءً على أسباب الامتثال للقانون. يتم تنفيذ عملية إتلاف البيانات الشخصية بواسطة أوراغون وفقًا لفترات الاحتفاظ التي يتم تحديدها من خلال النظر في التشريعات ذات الصلة وفقًا لكل حالة. يتم حذف البيانات الشخصية التي انتهت فترات الاحتفاظ بها أو إتلافها أو إخفاء هويتها خلال فترات الإتلاف الدورية التي تحددها شركة أوراغون.

العمليات	مدة الاحتفاظ	مدة الإتلاف
العمليات المتعلقة بالمرشحين للتوظيف	سنتان من تاريخ تقديم الطلب إذا كانت العملية قد انتهت سلبًا؛ 10 سنوات من انتهاء علاقة العمل إذا كانت العملية قد انتهت إيجابًا	في فترة الإتلاف الدورية الأولى بعد انتهاء فترة التخزين
العمليات المتعلقة بالعلاقات التعاقدية	10 سنوات من تاريخ انتهاء العقد	في فترة الإتلاف الدورية الأولى بعد انتهاء فترة التخزين
أنظمة متابعة السجلات	سنتان من تاريخ التسجيل	في فترة الإتلاف الدورية الأولى بعد انتهاء فترة التخزين
الاحتفاظ بسجلات الكاميرات	6 أشهر من تاريخ التسجيل	في فترة الإتلاف الدورية الأولى بعد انتهاء فترة التخزين
أعمال التقاضي والإجراءات التنفيذية	3 سنوات من الانتهاء بالنسبة لملفات قضايا المحاكم، 10 سنوات من انتهاء العقد بالنسبة للعقود	في فترة الإتلاف الدورية الأولى بعد انتهاء فترة التخزين

7. مدة الإمحاء الدورية

تم تحديد الفترة من قبل أوراغون ب 6 أشهر وذلك استنادا للمادة 11 من اللائحة التنفيذية ذات الصلة.

8. نشر السياسة والاحتفاظ بها

يتم نشر هذه السياسة من قبل أوراغون على موقعها www.oragonpy.com ويتم الإعلان عنها للموظفين المعنيين عبر البريد الإلكتروني.

9. دورة تحديث السياسة

تتم مراجعة السياسة مرة واحدة في السنة وتحديثها عند الحاجة وعند وجود متغيرات تستوجب التعديل.

10. تنفيذ السياسة وإيقاف تنفيذها

تدخل هذه السياسة حيز التنفيذ في 01.01.2024. في حالة إلغاء السياسة أو تعديلها، يتم الإعلان عن هذا الأمر من قبل أوراغون للموظفين المعنيين عبر البريد الإلكتروني. تحتفظ أوراغون بالسياسة الملغاة لمدة 5 سنوات.