الهدف
إن الغاية من هذه الخطة التي أعدتها شركة أوراغون لإدارة المحافظ العقارية ومحافظ رؤوس أموال المشاريع هي تحديد الشروط والإجراءات والأساليب اللازمة لقيام الشركة بالإيفاء بمسؤولياتها تجاه عملائها والشركات الوسيطة والمساهمين في السوق والأطراف الثالثة، في حالات الطوارئ والحالات غير المتوقعة وتحديد إجراءات تسيير الأعمال المتعلقة بهذه الحالات.
تعاريف
أنظمة معالجة المعلومات: الأنظمة التي تمكن الشركة من القيام بأنشطتها بشكل طبيعي، ونقل وتنفيذ أوامر الأشخاص الذين تخدمهم، وتنفيذ معاملات المقايضة، والتسوية والحفظ، وتخزين ومراقبة حسابات الأشخاص الذين تخدمهم
مجلس الإدارة: مجلس أسواق المال
الخطة: خطة الحالات الطارئة والعاجلة
الشركة: شركة أوراغون لإدارة المحافظ العقارية ومحافظ رؤوس أموال المشاريع
القانون: قانون التجارة التركي
النطاق
تشمل الخطة العمليات المتعلقة بالإجراءات التي يجب أن يتخذها موظفو الشركة في حالة انقطاع أنشطة الشركة أو الخدمات التي تقدمها المؤسسات الخارجية بسبب حالات الطوارئ والحالات غير المتوقعة. وفي هذا السياق، نذكر فيما يلي حالات الطوارئ الرئيسية والحالات غير المتوقعة:
- الزلازل والحرائق والفيضانات والعواصف والكوارث الطبيعية المماثلة
- الحروب والهجمات الإرهابية والاضطرابات المدنية وما إلى ذلك.
- الأوضاع غير المتوقعة مثل الحرائق والفيضانات والانفجارات التي قد تحدث في مباني الشركة أو المؤسسات التي تقدم خدمات خارجية للشركة و/أو في المبنى الذي تعمل فيه
- تعليق المعاملات، وفشل أنظمة التحصيل والدفع بسبب حالات غير متوقعة قد تحدث في الأسواق المالية
- غياب موظفي الشركة أو موظفي المؤسسات التي تقدم خدمات خارجية للشركة بسبب المرض أو الأوبئة أو الحوادث المرورية أو التوقف عن العمل
- تعطل أنظمة معالجة المعلومات والاتصالات الخاصة بالشركة أو المؤسسات التي تقدم خدمات خارجية للشركة، والهجمات الإلكترونية غير المصرح بها والضارة والاختراقات والفيروسات.
الأشخاص المسؤولون عن تنفيذ الخطة
يجب أن تتم الموافقة على الخطة من قبل مجلس إدارة الشركة. كما يتم تحديد الأشخاص المسؤولين عن تنفيذ الخطة بقرار من مجلس إدارة الشركة من موظفي الشركة بمستوى مساعد مدير عام على الأقل وموظف آخر من موظفي الشركة يتم تحديده كبديل لهذا الشخص، ويتم إخطار مجلس الإدارة وهيئة السجل المركزي ومصرف إسطنبول للمبادلة والمؤسسات الأخرى التي يحددها مجلس الإدارة.
في حال عدم إمكانية ضمان استمرارية أنظمة معالجة المعلومات و/أو الحاجة إلى فترة زمنية طويلة لإصلاح الأضرار الناجمة عن حالة طارئة وغير متوقعة، أو إذا كانت بيئة العمل غير مناسبة ماديًا، فإن الواجب الأساسي للأشخاص المسؤولين عن تنفيذ الخطة هو تحديد الوضع والتدابير التي ينبغي اتخاذها.
تتم مراجعة مدى كفاية إجراءات سير العمل الموضوعة في الخطة سنويًا من قبل الأشخاص المسؤولين عن تنفيذ الخطة، مع مراعاة أنشطة الشركة والتغييرات في الهيكل التنظيمي في شكل فتح أو إغلاق الفروع، ويتم إجراء التغييرات اللازمة في الإجراءات المذكورة.
التطبيق وسير العمل
حفظ البيانات المالية وجميع أنواع السجلات والسندات القابلة للتداول الملزم الاحتفاظ بها وفقًا للتشريعات القائمة في وسائط مطبوعة و/أو إلكترونية وفقًا للمادة 82 من قانون التجارة التركي.
يتم الاحتفاظ بالبيانات المالية للشركة وجميع أنواع السجلات والمستندات المطلوب الاحتفاظ بها وفقًا للتشريعات في شكل مطبوع في خزائن حماية فولاذية مقاومة للحريق في غرفة الأرشيف داخل الشركة. بالإضافة إلى ذلك، تتم حماية جميع السجلات عن طريق أخذ نسخ احتياطية في بيئة إلكترونية. في حالة تلف السجلات أو تعذر الوصول إليها، فمن الممكن إعادة إنتاجها من خلال النظام.
- ضمان استمرارية أنظمة تكنولوجيا المعلومات من أجل استمرارية أنشطة الشركة دون انقطاع، وأخذ نسخ احتياطية والاحتفاظ بالنسخ الاحتياطية للسجلات الإلكترونية المذكورة لمدة خمس سنوات.
يتم النسخ الاحتياطي لبيانات الشركة والبيانات المحاسبية للصندوق بشكل منهجي من أجل ضمان استمرارية أنظمة تكنولوجيا المعلومات لاستمرارية أنشطة الشركة دون انقطاع في حالة الطوارئ والظروف غير المتوقعة، ويتم الاحتفاظ بالنسخ التي تم إنشاؤها كنسخ احتياطية في مواقع مختلفة لمدة خمس سنوات على الأقل. بالإضافة إلى ذلك، يتم أيضاً استخدام أنظمة تخزين البيانات السحابية التي تقدمها الشركات، ويتم الاحتفاظ بنسخ احتياطية لبيانات الخادم والملفات الهامة على أجهزة الكمبيوتر الخاصة بالمستخدمين عن طريق المزامنة الفورية عبر السحابة.
يتم توفير الوصول إلى الإنترنت في الشركة عن طريق خط إنترنت ADSL وخط إنترنت فايبر.
يستخدم موظفو الشركة حواسب محمولة، وفي حالة حدوث انقطاعات قصيرة الأجل في شبكة الكهرباء، من الممكن مواصلة العمل على طاقة البطارية. في حالة حدوث انقطاعات طويلة الأجل، إذا لزم الأمر، يمكن لجميع الموظفين مواصلة عملهم من أي نقطة متصلة بالكهرباء.
- تقييم المخاطر التشغيلية، بما في ذلك البنية التحتية المالية وتكنولوجيا المعلومات
نتيجة للتوضيحات الواردة في (b) أعلاه، تم تقليل المخاطر التي قد تنشأ عن المشاكل التي قد تحدث في أنظمة معالجة المعلومات.
يتم الاحتفاظ بالأصول المالية للشركة والأموال في عهدة المؤسسة الوديعة والمؤسسات المالية الأخرى، إن وجدت. لا يتم الاحتفاظ بأي مبالغ نقدية زائدة عن الاحتياجات اليومية في صندوق النقد. وبالإضافة إلى ذلك، لا يتم الاحتفاظ بالكمبيالات مثل الشيكات والسندات وغيرها من الوثائق المالية الواردة من العملاء في خزينة الشركة، بل يتم الاحتفاظ بها في البنوك. وفي هذا الصدد، يتم تقليل المخاطر المالية إلى الحد الأدنى.
تم وضع خطة احتياطية بين موظفي الشركة في حالة المرض والاستقالة.
- توفير وضمان استمرارية قنوات اتصال بديلة مع الحاصلين على الخدمات
في حالة الطوارئ والحالات غير المتوقعة، وبعد تحديد إمكانية تشغيل قنوات الاتصال، يتم الاتصال بالأشخاص الذين يتم تقديم الخدمة لهم عن طريق الهاتف والبريد الإلكتروني.
- توفير وضمان استمرارية قنوات اتصال بديلة مع الشركة وموظفيها
يتم تحديث بيانات الاتصال والعناوين السكنية لموظفي الشركة. في حالة الطوارئ والحالات غير المتوقعة، يتم استخدام قنوات اتصال بديلة للاتصال بالموظفين. يمكن استخدام أجهزة الهاتف المحمول والبريد الإلكتروني كقنوات اتصال.
- مركز الشركة البديل
في حال أصبح مقر الشركة غير قابل للاستخدام نتيجة لحالات طارئة وغير متوقعة، لم يتم تحديد عنوان كمقر بديل للشركة. نظرًا لأن الشركة لا تقوم بأي إنتاج، فإنها لا تحتاج إلى منطقة عمل محددة. في مثل هذه الحالة، تكون الشركة في وضع يسمح لها باستئجار أي مكتب جاهز واستئناف أنشطتها في وقت قصير باستخدام سجلاتها الاحتياطية.
- تقييم التأثيرات المحتملة للحالة الطارئة وغير المتوقعة على الطرف الآخر
تحتفظ الجهة التي تقدم خدمات الإيداع بجميع الأصول المملوكة للصناديق التي يتم خدمتها. لا توجد خسارة في حالة حدوث حالة طارئة وغير متوقعة.
- إبلاغ مجلس الإدارة بالتدابير المتخذة وكيفية إجراء الإخطارات الإلزامية الروتينية
يجب على الأشخاص المسؤولين عن تنفيذ الخطة إبلاغ المجلس على الفور بالحالة الطارئة وغير المتوقعة والتدابير المتخذة حيالها. في حالة عدم وجود الأشخاص المسؤولين عن تنفيذ الخطة، يتم اتباع تعليمات المدير الأقدم الحالي للشركة. سيتم تقديم الإخطارات الإلزامية الروتينية كتابيًا أو شفهيًا في الوقت المناسب، باستخدام الطريقة الأنسب بعد تقييم الوضع الحالي. سيتم إجراء الإخطارات باستخدام النسخ الاحتياطية لسجلات الشركة.
- الوصول إلى حسابات العملاء ونقل الحسابات إلى شركة أخرى في حال قررت الشركة عدم قدرتها على الاستمرار في العمل
في حال قرر مجلس إدارة الشركة أن الشركة لا يمكنها مواصلة عملياتها بسبب حالة طارئة وغير متوقعة، سيتم إخطار المؤسسة التي تقدم خدمات الحفظ للصناديق التي أنشأتها الشركة بهذا الوضع وسيتم نقل أصول الصناديق المعنية.
في حال قيام الشركة بإدارة الصناديق التي أنشأتها شركات أخرى لإدارة الأصول، سيتم إبلاغ شركة إدارة الأصول التي هي مؤسس هذه الصناديق بالوضع وسيتم إلغاء عقود إدارة الصناديق المعنية ونقل سلطات الإدارة.
- خدمات الاستعانة بمصادر خارجية
يتم تنفيذ الخدمة التي تقوم الشركة بتوكيلها إلى جهات خارجية في نطاق العقد المبرم من خلال تحديد ما إذا كانت المؤسسة المقدمة للخدمة تمتلك التجهيزات الفنية والبنية التحتية والقدرة المالية والخبرة والدراية الفنية والموارد البشرية لأداء الخدمة المراد تقديمها بالجودة المطلوبة.
في حالة انقطاع أو تعطل الخدمة المُستعان فيها بمصادر خارجية، يُتوقع من مقدم الخدمة تقديم شرح مفصل عن مدة الانقطاع واتخاذ الإجراءات اللازمة وفقًا لخطة الطوارئ الخاصة به.